Las mejores recomendaciones para organizar un evento este verano

El buen tiempo de los próximos meses es ideal para compartir con otros y pasarla bien. Pero más allá de ello, se trata de una oportunidad maravillosa para promocionar tu empresa, marca o negocio. Algunas investigaciones señalan que, durante el verano, los clientes y consumidores se muestran más abiertos y receptivos. Por todo esto hemos preparado para ti este nuevo artículo con las mejores recomendaciones para organizar un evento este verano.

Además de eventos corporativos, el verano es un marco genial para cualquier tipo de celebración, desde cumpleaños hasta bodas. Siempre y cuando se tomen en cuenta algunos consejos para evitar dolores de cabeza innecesarios. En especial, cuando aún siguen vigentes algunas medidas o restricciones, a propósito de la reciente pandemia de Covid-19. De hecho, esta situación excepcional ha impulsado la tendencia a celebrar eventos al aire libre.

Celebrar eventos al aire libre es tendencia

La mayoría de las personas y organizaciones se han avocado a celebrar eventos al aire libre este año. Por lo que no nos queda ninguna duda de que el verano aún se aprovechará más para este tipo de formatos, desde cocktails hasta comidas camperas.

En este sentido, debes decidir o más bien tomar en consideración el tramo horario en el que el evento debe celebrarse. Así, está claro que lo primero es evitar las horas de mayor incidencia solar. Aunque podría haber ocasión para celebrar un evento durante el día en casas con salones abiertos y jardín, carpas, o la propia playa. Si el evento es nocturno, podría agregarle un toque de magia al incluir el uso de antorchas o velas.

Planificar correctamente el evento

La realidad es que la base del éxito del evento estará en encontrar ese lugar perfecto para la celebración. Además de ser al aire libre y olvidarnos de los lugares cerrados, debemos cuidar de los detalles logísticos relacionados con su ubicación. Si el lugar no es accesible, o posee una buena comunicación, debes habilitar traslado para desplazar a los invitados con comodidad.

Y para que todo marche sobre ruedas, siempre debe calcularse el número de asistentes  y contratar el personal y equipamiento suficiente para atender sus necesidades.

Cuida las medidas sanitarias  

Entre las mejores recomendaciones para organizar un evento este verano está cuidar a nuestros invitados. Como ya es del conocimiento de todos, continúan las restricciones y medidas sanitarias asociadas a la pandemia. Estas pueden cambiar en cualquier momento dependiendo del lugar donde se lleve a cabo el evento y la situación en la que se encuentre. Mantente informado acerca de las restricciones de aforo, distancia de separación entre las mesas o el ajuste en los horarios, así como el uso de la mascarilla para la celebración.

No pierdas de vista la decoración

La decoración hace al evento estemos donde estemos. Ambientar la velada es imprescindible para crear la magia. Juega con el color y la luz para darle ese toque especial al ambiente del evento. Sé original en la disposición de las mesas y detalles decorativos. Podrías optar por unirte a la tendencia vintage que sigue tan a la moda. Apóyate en el uso de flores, velas y lámparas si tu evento es de noche. Si incluyes mesas de chuches o dulces, cuida colocarlas en la sombra o bajo el resguardo de un techo para evitar que los alimentos se dañen por el calor.

Contrata un catering profesional 

Para un evento con resultados excepcionales, no hay nada más recomendable que contratar un catering profesional. Ellos pueden asesorarte para ofrecer un menú refrescante y acorde a esta calurosa temporada del año.

En la velada no deben faltar las bebidas muy frías como cócteles, copas de champagne, o una degustación de cervezas de sifón.

Musicaliza  tu evento

La música es el alma de cualquier evento. Pero mucho más en verano.  El ritmo creará un ambiente distendido y agradable para los invitados. Para lograrlo incluye en tu presupuesto un buen equipo de sonido, altavoces y micrófonos. Otra recomendación es contar con un DJ que amenice la velada.

Regalos oportunos para los invitados

En especial si se trata de  un evento corporativo y quieres reforzar la presencia de la ty marca en la celebración, incluye obsequios para los invitados. El merchandising siempre es bienvenido pero mucho más si es de utilidad. Una forma de que tus clientes o consumidores te lleven contigo este verano es optar por artículos útiles para la temporada como los abanicos  con el nombre de tu marca, puede resultar muy efectivo. Por ejemplo, regalar abanicos, las bolsas  para la playa o las gafas de sol.

Ser precavido vale por dos

Para evitar cualquier imprevisto que ponga en riesgo tu evento, consulta las condiciones meteorológicas del lugar donde se efectuará la celebración. Si lo prefieres, hazte con un plan alternativo, para prever alguna situación inesperada. Podrías contar con carpas, toldos o parasoles, o bien una zona cubierta para que la velada pueda continuar sin inconvenientes.

Este verano se proyecta como una gran oportunidad para reconectar con nuestros seres queridos, amigos o clientes. Con las mejores recomendaciones para organizar un evento este verano te aseguramos que tendrás el éxito asegurado. En Trevian Catering  te invitamos a contactarnos para planificar junto a ti la celebración perfecta. Consulta un presupuesto al 657052606 o a través de nuestra página web www.treviancatering.com